Fakturaagenten
Från avtal till skickad faktura – utan manuellt arbete
Sluta lägga tid på att leta efter avtalsvillkor, kopiera kunduppgifter och dubbelkolla momssatser varje gång du avslutar en leverans. Den här agenten kopplar till HubSpot och Fortnox och hämtar exakt det den behöver. Resultatet är en korrekt, skickningsfärdig faktura via en enkel konversation – ekonomiteamet får samma noggrannhet som vid en omsorgsfullt utförd manuell process, på en bråkdel av tiden.
Vad den gör
- Hämtar kund- och affärsdata från CRM
- Beräknar korrekt prissättning och momshantering
- Skapar och skickar fakturor från aktuell data
Verktyg & integrationer
Utmaningen
Varje faktura börjar med en fråga som ingen borde behöva ställa: var finns avtalet?
Innan ekonomiteamet har hittat svaret har de redan sökt i tre system, kontaktat kundansvarig och stämt av mot ett kalkylark som kanske var sex veckor gammalt. Själva fakturan tar inte lång tid att skapa. Det som tar tid är allt före: att kontrollera kundens faktureringsadress i HubSpot, bekräfta det avtalade styckpriset och kolla om kunden har omvänd skattskyldighet eller vanlig moms. Sedan gäller det att se till att fakturaradernas beskrivningar stämmer med det som faktiskt levererades. En enda faktura kan ta tjugo minuter. Vid månadsfakturering av trettio kunder blir det en hel dags oplanerat arbete som alltid hamnar hos samma två personer.
Missar du en momskod sitter du med kreditfakturor. Blir priset fel får du jaga interna godkännanden för att ställa ut en ny faktura. Varje dag fakturan ligger oanskickad är en dag betalningstiden inte börjat löpa – och det slår direkt mot kassaflödet.
Agenten
I stället för att växla mellan CRM-system och ekonomisystem beskriver teamet vad de behöver med egna ord, och agenten gör resten.
Den hämtar rätt kunduppgifter och affärsinformation från HubSpot. Sedan hämtar den korrekt prissättning, momshantering och fakturaformat från Fortnox – och skapar och skickar fakturan. Du skriver, agenten sköter resten. Skriv till exempel "Skapa fakturan för Acme-leveransen den 28:e" eller "Vilka fakturor är fortfarande utestående den här månaden?". Du kan också skriva "Skicka slutfakturan för projekt Delta med avtalad milstolpsbetalning". Agenten hanterar varje steg utan att du byter flik, kopierar data eller kontrollerar om momsnumret fortfarande är giltigt.
Agenten bygger varje faktura från aktuell CRM- och bokföringsdata. Inga gamla kalkylark. Inga manuella sökningar. Inga kopieringsfel mellan system.
Det innebär att teamet hanterar fler fakturor på kortare tid, med färre korrigeringar, tvister och omfaktureringar.
Effekten
Hastighet
80 %Mindre manuell hanteringstid
Ekonomiteam lägger normalt 15–25 minuter per faktura. Agenten kortar ner hanteringstiden till ett kort samtal.
Kvalitetsförbättring
~0Pris- och momsfel
Fakturor som baseras på aktuell data från Fortnox och HubSpot tar bort de vanligaste felkällorna.
Den verkliga vinsten ligger inte bara i snabbare fakturering. Det är att få betalt tidigare, med färre tvister, och ett ekonomiteam som slipper reaktiv administration i slutet av varje månad.
Vill du ha den här agenten?
Börja med en pilot och se hur den här agenten kan förändra er finance-process på bara 4–6 veckor.